Politique de remboursement du CATON
Déplacements pour la conférence annuelle du CATON

Le Conseil pour l'articulation et le transfert - Ontario (CATON) remboursera les frais de voyage pour les établissements ou organisations situés à 65 km ou plus de distance du lieu de l’évènement et seulement pour le transport pour aller et revenir de l’établissement ou de l’organisation au lieu de l’évènement. Le CATON ne remboursera aucune dépense associée aux  modifications ou annulations de voyage, à moins de circonstances particulières (auquel cas une lettre formelle d’explications et l’autorisation par le CATON sont exigées).

Pour garantir des débats vigoureux et engagés, le CATON encourage la participation du secteur collégial et du secteur universitaire et accordera une dispense de frais d’inscription à la conférence pour quatre participants de chaque établissement présents à la conférence (incluant le membre du conseil).

Les établissements peuvent choisir de soutenir des participants supplémentaires en plus de leurs quatre participants d’origine au coût de 225 $ par personne inscrite, plus les dépenses supplémentaires reliées à l’envoi de ces personnes, incluant les repas, le transport et l’hébergement. Le CATON ne remboursera pas les frais associés à l’envoi des participants supplémentaires. Une liste d’attente sera constituée (le CATON ne servira pas de médiateur dans les changements d’inscription au sein des établissements).

Cliquer ici pour obtenir une version imprimable de la politique de voyage.

Formulaire des frais de délégué

1. Transport
Le CATON remboursera uniquement les frais de transport pour les dépenses en classe économique (train, avion et autobus), sur présentation des reçus originaux, billets ou cartes d’embarquement et les itinéraires (incluant la date de réservation et le prix). Seuls les remboursements aux établissements peuvent être basés sur des copies numérisées.

Voyage en avion :

1. Les vols doivent être spécifiquement pour l’évènement, à moins d’une préautorisation.
2. Dans le but de minimiser les dépenses, nous demandons que les vols soient réservés au moins trois semaines avant l’évènement.
3. Les frais de réservation de siège à l’avance ne seront pas remboursés.

Voyage en voiture :  

1. Le CATON n’assume aucune responsabilité financière pour les véhicules personnels.
2. Si vous utilisez votre véhicule, il devra être assuré aux frais du propriétaire par une police d’assurance automobile et personnelle. Le CATON ne remboursera pas les frais d’assurance.
3. Le CATON remboursera seulement :
   1. Le kilométrage de l’établissement au lieu de l’évènement et retour, selon  l’itinéraire de Google Maps.
   2. Le kilométrage de l’établissement au terminal de transport et retour, selon l’itinéraire de Google Maps.
   3. Le kilométrage est basé sur le tarif de 46,5 cents du kilomètre uniquement. Les frais de carburant ne seront pas remboursés.

Location de voiture :

1. La location doit être prise pour un modèle compact ou l’équivalent.
2. La location doit avoir une assurance pour les voitures de location. Tout dommage au véhicule loué est de la responsabilité du loueur et ne sera pas remboursé par le CATON.
3. Pour éviter des frais de carburant plus élevés, veuillez faire le plein de carburant de votre voiture de location avant de la retourner.

Autres modes de transport (train/ transport public/ taxi/ services de covoiturage) :

1. Le CATON ne remboursera que les trajets à l’établissement, au terminal de transport et au lieu de l’évènement, et retour.

Stationnement :

1. Le CATON remboursera seulement les frais de stationnement aux terminaux de transport et lieu de l’évènement, aux emplacements de stationnement suivants :
   1. Stationnement municipal Green P, garage Nathan Phillips Square, situé 110, rue Queen Ouest. Il y a plusieurs points d’accès, incluant une entrée qui se trouve directement en face du Centre Toronto Marriott centre-ville (accessible seulement à partir de la rue Dundas vers le sud).
   2. Si vous décidez de vous stationner à l’hôtel, le CATON ne vous remboursera que sur la base des tarifs pratiqués au stationnement Green P :
   3. Dim. : Max. (7 h – 7 h) – 8,00 $
   4. Lun. à ven. : Max. jour (7 h – 18 h) – 15,00 $ ; Max. soir (6 h – 7 h) – 6,00 $
   5. Pour obtenir plus de détails et un schéma montrant les entrées, voir les liens ci-dessous :
      http://parking.greenp.com/parking-info/carpark-info/36_110-queen-street-west-nathan-phillips-square-garage.html
      http://parking.greenp.com/documents/carparks/carpark_00000036.pdf  

2. Hébergement

1. Le CATON remboursera les frais de la chambre d’hôtel uniquement au tarif de groupe de la conférence. Par conséquent, on encourage les participants à réserver leur chambre à l’hôtel d’accueil dès que possible et avant la date limite du 10 avril 2017.
2. Les chambres d’hôtel seront remboursées aux participants, présentateurs et coprésentateurs uniquement pour la nuitée du lundi. Nous comprenons que dans certains cas, les présentateurs et coprésentateurs pourraient avoir des demandes exceptionnelles en matière de repas, voyage ou hébergement. Veuillez contacter Alana Wiens, Directrice des opérations à awiens@oncat.ca pour de l’aide.
3. Si vous avez été identifié(e) par votre établissement comme membre du conseil et devez voter à l’AGA, le CATON couvrira vos frais d’hébergement de dimanche et lundi, mais seulement si vous participez à toute la conférence et que votre établissement est situé à 65 km ou plus du lieu de la conférence.  
4. Un bloc de chambres est disponible à l’Hôtel Toronto Marriott centre-ville Eaton Centre. Le tarif de la conférence de 194 $ la chambre/nuit (plus les taxes applicables) est disponible pour le dimanche 30 avril et le lundi 1er mai 2017. Le CATON ne remboursera que les frais de voyage (transport, hébergement, etc.) pour les organisations ou établissements situés à plus de 65 km de distance de l’événement.
   
   Il y a deux possibilités pour réserver des chambres à l’Hôtel Toronto Marriott centre-ville Eaton Centre :
   1. Utiliser le lien spécial ci-après pour les réservations de chambres à la conférence du CATON 2017 – ONCAT 2017 Conference Reservation Link
   2. Appeler sans frais le 1-800 905-0667 et s’assurer de demander le tarif à 194 $ pour la conférence du CATON
   3. L’Hôtel Toronto Marriott centre-ville Eaton Centre a un nombre limité de chambres disponibles pour une arrivée précoce (avant le 1er mai) ou un départ tardif (après le 2 mai) au tarif de la conférence, sur la base du premier arrivé, premier servi. Les délégués peuvent se servir du lien ci-dessus pour réserver toute la durée de leur séjour.
   4. Pour toutes les réservations, il faut effectuer un dépôt sur la chambre pour la première nuit ou donner une garantie avec une carte de crédit d’une compagnie reconnue. À noter que les délégués sont invités à faire leurs réservations dès que possible. La date d’échéance pour les réservations de la conférence du CATON est le 10 avril 2017. Cependant, il se peut qu'il n'y ait plus de chambres disponibles à cette date si le bloc de chambres réservé est déjà vendu avant le 10 avril 2017. Faites vos réservations tôt! Si des chambres sont disponibles après la date limite, les réservations ne seront acceptées qu'au tarif du jour en vigueur.

3. Repas
Le CATON fournira le dîner du 1er mai, le déjeuner et le dîner du 2 mai, ainsi que les pauses-santé – servis sur les lieux de la conférence. Toute dépense de repas supplémentaire est à la charge des participants et ne sera pas remboursée par le CATON.

4. Pourboires/gratifications 
Le CATON remboursera des pourboires raisonnables pour le portier, le service aux chambres, les taxis et les repas préautorisés. Gardez en note les pourboires payés.

1. Voici des exemples de montants de pourboires admissibles :
   1. 10 % sur une course de taxi
   2. 2 $ à 5 $ pour l’entretien ménager pour une nuit à l’hôtel
   3. 2 $ à 5 $ par valise pour le portier
   4. 10 % à 15 % pour un repas au restaurant

Veuillez soumettre au CATON le Formulaire de dépenses, le Formulaire de dépôt direct et tous les reçus papier originaux connexes, au plus tard le vendredi 19 mai 2017, afin qu’ils soient traités. Toutes les demandes de remboursement des dépenses reçues après cette date ne seront pas traitées. Assurez-vous d’indiquer en référence le titre et la date de l’évènement sur le Formulaire de dépenses.

Attn : Amy Oziel
Conseil pour l'articulation et le transfert - Ontario (CATON)
180, rue Dundas Ouest
bureau 1902
Toronto, Ontario  M5G 1Z8

Si vous devez soumettre les reçus originaux à votre établissement pour le remboursement, veuillez demander à votre établissement d’établir une facture au CATON et de joindre une copie numérisée de tous les reçus, tickets, cartes d’embarquement et itinéraires.

Pour toute question ou préoccupation, veuillez contacter l’organisatrice des évènements du CATON.

Formulaire de dépôt direct